Insbesondere in Zeiten der Krise ist es von großer Bedeutung, Kosten, Zeit und Leistung zu optimieren – auch im Bereich der Zertifizierung. Kann die integrierte Zertifizierung von einzelnen Managementsystemen dabei helfen?
Raimund Zangl
Integrierte Managmentsysteme sinnvoll? ISO 50001, ISO 140001 und Co. in einem System?
Insbesondere in Zeiten der Krise ist es von großer Bedeutung, Kosten, Zeit und Leistung zu optimieren – auch im Bereich der Zertifizierung. Kann die integrierte Zertifizierung von einzelnen Managementsystemen dabei helfen?
Seit Februar 2012 müssen alle überarbeiteten und zukünftigen Managementsystemstandards (MSS) einer übergeordneten Struktur, der "High-Level-Structure" (HLS), folgen, was bedeutet, dass alle MSS die gleichen Kerninhalte beinhalten (z.B. Management Review, Internes Audit, personelle Ressourcen etc.). Im Mai 2021 veröffentlichte die Internationale Organisation für Normung (ISO) überarbeitete Regeln und Inhalte für die HLS mit einigen Klarstellungen, Ergänzungen und Streichungen. Diese HLS wurde nun zur "Harmonized Structure" oder dem "Harmonized Approach" (HA). Inhaltlich ändert sich nichts Wesentliches, die Kernanforderungen der HLS wurden größtenteils beibehalten. Die Umsetzung der Harmonisierten Struktur erfolgt erst mit der nächsten Revision der jeweiligen ISO-Norm.
Durch einheitliche Kerntexte und -definitionen sowie eine identische Terminologie werden verschiedene Managementsysteme einfacher nutzbar und miteinander kompatibel: Die Integration der verschiedenen Managementsysteme wird verstärkt. Mit der neuen Struktur können Organisationen effizienter mehreren Standards folgen und das Konzept der kontinuierlichen Verbesserung (KVP) besser umsetzen.
Die HLS/HS beinhaltet (laut Appendix 3 der ISO/IEC 2021):
- Eine festgelegte Reihenfolge der Hauptkapitel (1-10) und Untertitel
- Standardtextpassagen zu den Haupt- und Unterkapiteln
- Gemeinsame Begriffe und Definitionen für alle Systeme
- Vorteile der HLS/HS für alle Managementsysteme (MS)
Ein einheitlicher Aufbau und die Verwendung identischer Kerntexte, Begriffe und Definitionen erleichtern es den Anwendern, eine Norm zu verstehen. Laut der HS müssen alle für eine Managementnorm relevanten Begriffe und ihre Normdefinitionen in Kapitel 3 der jeweiligen Norm vollständig aufgeführt werden. Die Einführung mehrerer Managementsysteme, z.B. Energie, Qualität, Umwelt, Informationssicherheit, wird durch die HLS/HS vereinfacht und effizienter: Doppelarbeit und Dokumentationsaufwand werden deutlich reduziert. Laut HS wird der Geltungsbereich der einzelnen Normen in Zukunft an die angestrebten Ergebnisse des Managementsystems gekoppelt sein. Mit der HLS/HS können auch weitere Managementsysteme schneller in ein bestehendes System integriert werden. Durch ein Integriertes Managementsystem können Audits (intern und extern) leichter oder nach mehreren Normen gleichzeitig durchgeführt und Synergien genutzt werden, was oft zu einer erheblichen Reduktion des personellen und finanziellen Aufwands führt.
Verschiedene Managementsysteme stehen oft vor Zielkonflikten. Ein IMS folgt dem Ziel, diese Konflikte zu lösen, Ziele abzustimmen und klare Vorgaben zu schaffen. Die größere Transparenz, mehr Effizienz und das Harmonisieren von Widersprüchen und Zielkonflikten stärken die Akzeptanz und Motivation der Mitarbeitenden – und ohne ein Team, das ein Managementsystem aktiv lebt, kann es nicht wirken.
Vorteile eines externen integrierten Audits – alles aus einer Hand:
Es gibt keine spezielle "Zertifizierungsnorm" für Integrierte Managementsysteme, nur eine Vorgabe der Akkreditierungsstellen. Durch die HLS/HS kann ein einheitliches System etabliert werden, doch jedes Managementsystem im IMS muss für sich überprüft und zertifiziert werden. Die Vorteile ergeben sich also nicht aus einer Norm, sondern aus der Beratungs- und Zertifizierungspraxis:
- Kostenvorteile im Vergleich zur getrennten Abwicklung der einzelnen Verfahren
- Vermeidung von Doppelbefragungen der Mitarbeitenden
- Synergieeffekte durch prozessorientiertes Auditieren mehrerer Managementsysteme gleichzeitig (intern und extern)
- Reduktion von Reisekosten durch regionale Auditorinnen und Auditoren, die für mehrere Normen geschult sind
- Bis zu 20 % reduzierte Auditdauer durch Zusammenlegung von Auditterminen
- IMS decken oft bis zu 80 % der Anforderungen eines Nachhaltigkeitsmanagements ab
- Problemlose Integration weiterer Managementsysteme
- Eine festgelegte Ansprechperson im Back-Office, die den gesamten Zertifizierungsprozess koordiniert
- Auflösung von Silodenken zwischen den einzelnen Fachabteilungen